اگر زمان برش یک شبه 60 درصد کاهش یابد چه؟

روز را با چیزهای زیادی روی میزم به پایان می بردم. صندوق ورودی من باز ماند. یادداشت هایم پراکنده بود. من به جابجایی بین کارها ادامه دادم و هر سوئیچ بیشتر از آنچه می خواستم اعتراف کنم هزینه تمرکزم را داشت. خود کار مشکل اصلی نبود. روند من این بود. این همان بخشی است که بیشتر مردم از دست می دهند. اگر روزتان سنگین است، اغلب به این دلیل نیست که به تلاش بیشتری نیاز دارید. به این دلیل است که کار شما دارای وقفه های کوچک، انتخاب های بسیار و تکرارهای بسیار است. من روش کارم را با انجام یک کار در یک زمان تغییر دادم و سیستم را ساده نگه داشتم. من دنبال یک روال کامل نیستم. من از چند مرحله استفاده می کنم که می توانم تکرار کنم. 1. قبل از شروع یک لیست کوتاه می نویسم ** ابتدا برنامه ها را باز نمی کنم. من فقط سه مورد را می نویسم: - کاری که مهم ترین است - کاری که راحت ترین کار را انجام می دهد - کاری که روز را به جلو می برد. من انرژی را هدر نمی دهم و می پرسم: "حالا چه کار کنم؟" من از قبل می دانم. یک مثال واقعی: هفته گذشته یک گزارش مشتری، دو ایمیل پیگیری و یک بررسی صفحه گسترده داشتم. من بین آنها می پریدم. این بار با پیش نویس گزارش شروع کردم، سپس ایمیل ها را در یک بلوک مدیریت کردم، سپس اعداد را بررسی کردم. کار سبک‌تر به نظر می‌رسید، زیرا من از تقسیم توجه خودداری کردم. **2. من کارهای مشابه را با هم گروه می کنم ** در یک نقطه به پیام ها پاسخ می دهم. اجازه نمی دهم تمام روز مرا بکشند. من همین کار را با تماس ها، ویرایش ها و تحقیق انجام می دهم. وقتی کارها مطابقت دارند، ذهن من مدت بیشتری در یک حالت باقی می ماند. که باعث صرفه جویی در مصرف انرژی می شود. این تغییر کوچک به نظر می رسد، اما تفاوت واقعی ایجاد می کند. کاری که زمانی احساس می‌کردم در کل روز کشیده می‌شود، زمانی که از ترکیب آن با هر چیز دیگری دست بکشم، می‌تواند در یک بلوک بسیار کوتاه‌تر قرار گیرد. **3. من از اولین بلوک فوکوس محافظت می کنم اولین بلوک عمیق کاری برای من اهمیت بیشتری دارد. من آن را از هشدارهای چت، برگه های تصادفی، و کارهای کم ارزش دور نگه می دارم. اگر با حواس پرتی شروع کنم، بقیه روز از این الگو پیروی می کند. اگر با تمرکز شروع کنم، زود کشش پیدا می کنم. من نیازی به تنظیم طولانی ندارم. من فقط به یک شروع تمیز نیاز دارم. برخی افراد منتظر خلق و خوی مناسب هستند. من این کار را متوقف کردم. فایل را باز می‌کنم، با خط اول شروع می‌کنم و اجازه می‌دهم حرکت از آنجا ایجاد شود. 4. من از الگوها برای کارهای تکراری استفاده می کنم این باعث صرفه جویی در ساعات بیشتری از آنچه انتظار داشتم شد. اگر من یک نوع پیام، گزارش یا طرح کلی را بارها و بارها بنویسم، از صفر شروع نمی کنم. من یک الگوی ساده نگه می دارم و آن را برای کار تنظیم می کنم. این به کار فروش روزانه نیز کمک می کند. هنگامی که من نیاز به ارسال یادداشت بعدی دارم، از ساختار پایه استفاده می کنم: - یک دهانه واضح - یک نکته در مورد نیاز - یک مرحله بعدی ساده به نظر می رسد. به همین دلیل کار می کند. من این کمک را در مورد پیگیری های مشتری واقعی، خلاصه پروژه ها و پیش نویس های محتوا دیده ام. هرچه کمتر هر قطعه را بازسازی کنم، زمان بیشتری را برای کاری که نیاز به تفکر تازه دارد، نگه می دارم. **5. من یک ریست کوتاه در پایان روز می گذارم ** سال ها صرف نادیده گرفتن این قسمت کردم. اکنون روز را با پاک کردن فضای کاری خود، ذخیره مرحله بعدی و نوشتن یادداشتی برای جایی که کار را ترک کرده‌ام، می‌بندم. همین عادت کوچک به من کمک می کند بدون اصطکاک برگردم. من جلسه بعدی را برای به خاطر سپردن مسیر خودم هدر نمی دهم. این یکی از آن عادت های آرام است که از بیرون جزئی به نظر می رسد. در جریان کار خودم، همه چیز را تغییر می دهد. من قول نمی دهم که همه افراد به همان اندازه در زمان خود صرفه جویی کنند. سبک های کاری متفاوت است. انواع شغل متفاوت است. فردی که تمام روز تماس ها را مدیریت می کند مانند کسی که گزارش می نویسد یا تبلیغات را مدیریت می کند کار نخواهد کرد. من می توانم این را از تجربه خودم بگویم: زمانی که من از چندوظیفه ای دست کشیدم، از تعقیب صندوق ورودی خود دست کشیدم، و دوباره و دوباره همان کار را بازسازی نکردم، کنترل روز کاری من بسیار آسان تر شد. صرفه جویی در زمان از تصمیمات تمیزتر حاصل شد، نه از فشار بیشتر. این بخشی است که من بیشتر به آن اعتماد دارم. اگر کار شما کند است، قبل از اینکه تلاش شما را مقصر بدانم، روند شما را شروع می کنم. لیست را پاک کنید کارهای تکراری را گروه بندی کنید. از یک بلوک فوکوس محافظت کنید. از قالب ها استفاده کنید قبل از رفتن، میز را تنظیم مجدد کنید. تغییرات کوچک چشمگیر به نظر نمی رسند. آنها شکل روز را تغییر می دهند.

قبلاً فکر می کردم ساعات بیشتر مشکلات کاری من را حل می کند. این کار را نکرد. چیزی که واقعاً به من صدمه زد، کشش بود. تعداد برگه ها بسیار زیاد است. کارهای کوچک خیلی زیاد چک های زیادی روی گوشی من وجود دارد. من روز را خسته به پایان رساندم، با این حال کار هنوز ناتمام بود. تمرکزم مدام شکسته شد و انرژی ام قبل از انجام کار واقعی کاهش یافت. من سیستمم را عوض کردم نه تلاشم را. بزرگ‌ترین تغییر این بود: من از تلقی کردن هر کاری به عنوان یکسان دست برداشتم. آنچه را که واقعاً کارم را به جلو برد، یادداشت کردم، سپس بقیه را قطع کردم. یک لیست کوتاه، یک لیست طولانی را شکست داد. وقتی ده آیتم روی میزم داشتم، احساس می کردم مشغول هستم. وقتی سه مورد واضح داشتم، سریعتر نتیجه می گرفتم. من هم به روشی ساده روزم را مسدود کردم. یک بلوک برای کار عمیق. یک بلوک برای پیام ها یک بلوک برای پیگیری من تمام روز بین آنها سوئیچ نمی کنم. این عادت به تنهایی زمان زیادی را به من بازگرداند. وقتی هر چند دقیقه یکبار ایمیل را چک می‌کردم، یک پاسخ کوچک می‌توانست یک رشته فکر را بشکند. وقتی پیام‌ها را در یک پنجره نگه می‌داشتم، آرام‌تر می‌ماندم و سریع‌تر تمام می‌کردم. گوشی من یک نشت پنهان دیگر بود. بدون فکر برداشتمش. یک نگاه سریع به ده دقیقه و سپس بیست دقیقه تبدیل شد. من آن را با خاموش نگه داشتن هشدارها برای برنامه های کاری تغییر دادم. من هنوز جواب می‌دهم، اما بر اساس برنامه‌ام جواب می‌دهم، نه بر اساس برنامه دستگاه. همین تغییر کوچک باعث شد کارم آرامتر شود. همچنین یاد گرفتم که اقدام بعدی را یادداشت کنم، نه فقط نام پروژه را. «پایان گزارش» خیلی مبهم است. "اعداد فروش هفته گذشته را بکشید" واضح است. "پیش نویس ایمیل به مشتری" واضح است. مراحل واضح تاخیر را کاهش می دهد. زمان کمتری را برای تصمیم گیری در مورد اینکه چه کاری انجام دهم تلف می کنم و زودتر شروع می کنم. یک مثال واقعی برای من ماند. یکی از دوستان من یک فروشگاه اینترنتی کوچک دارد. او عادت داشت به هر پیام مشتری هنگام ورود پاسخ دهد، سفارشات را بین تماس ها بسته بندی کند و موجودی را اواخر شب به روز کند. او تمام مدت احساس خستگی می کرد. پس از تنظیم دو پنجره پیام، استفاده از یک روال بسته بندی، و بررسی انبار روزانه، روز کاری او سبک تر شد. او کار کم معنی انجام نمی داد. او این کار را با فشار کمتری انجام می داد. این همان بخشی است که مردم از دست می دهند. صرفه جویی در زمان فقط مربوط به سرعت نیست. این در مورد از بین بردن اصطکاک است. یک فرآیند تمیزتر به من فضایی برای فکر کردن می دهد. یک برنامه آرام تر به من کار بهتری می دهد. روزم شلوغ کمتری به نظر می رسد و با انرژی بیشتری برای زندگی بیرون از کار به پایان می رسم. قانون من الان ساده است. از توجه محافظت کنید. کارهای مشابه را گروه بندی کنید. عوامل کوچک حواس پرتی را حذف کنید. مرحله بعدی را قابل مشاهده نگه دارید. وقتی آن عادات را دنبال می‌کنم، نیازی نیست خود را به فرسودگی شغلی سوق دهم تا فقط به آن عادت کنم. من با کنترل بیشتری کار می کنم و زمان بیشتری را برای چیزهای مهم نگه می دارم.

فکر نمی‌کنم تیمی سریع‌تر با ساعات طولانی‌تر شروع به کار کند. فکر می کنم با ضایعات کمتر شروع می شود. من دیده ام که تیم ها ساعت ها را برای چیزهای کوچکی که به خودی خود بی ضرر به نظر می رسند از دست می دهند. یک پیام خیلی طولانی منتظر می ماند. یک فایل در پوشه اشتباهی قرار می گیرد. یک کار قبل از اینکه کسی صاحب آن شود بین سه نفر حرکت می کند. یک جلسه به پایان می رسد، اما هیچ کس با یک گام بعدی روشن آن را ترک نمی کند. اینجاست که سرعت از بین می رود. اگر تیم من فردا 60 درصد سریعتر کار می کرد، انتظار جادو را نداشتم. من انتظار دارم تاخیرهای کمتری، واگذاری های کمتر و لحظات کمتری که مردم بپرسند، "چه کسی این کار را می کند؟" این همان بخشی است که بسیاری از تیم ها از دست می دهند. آنها سعی می کنند مردم را سخت تر حرکت دهند. سعی می کنم اصطکاک را از بین ببرم. من با یک سوال شروع می کنم: کجا کار متوقف می شود؟ برای بسیاری از تیم ها، پاسخ تلاش نیست. سردرگمی است. یک طراح منتظر کپی است. یک فروشنده منتظر تایید است. یک نماینده پشتیبانی منتظر بازخورد محصول است. یک مدیر منتظر به روز رسانی از پنج موضوع چت است. هر مکث کوچکی به نظر می رسد. آنها با هم کل تیم را کند می کنند. من متوجه شده ام که سرعت زمانی افزایش می یابد که تیم شروع کار را آسان کند و پایان کار را آسان کند. در اینجا راهی است که من به آن نزدیک می شوم. من هر وظیفه ای را به یک صاحب می دهم. نه دوتا نه "به اشتراک گذاشته شده" یک نفر مالک حرکت بعدی است. این بدان معنا نیست که یک نفر تمام کارها را انجام می دهد. یعنی یک نفر مسئول نگه داشتن آن است. من همچنین وظایف را در یک مکان قابل مشاهده نگه می دارم. من تماشا کرده ام که تیم ها به طور همزمان از چت، ایمیل، یادداشت ها و فایل های تصادفی استفاده می کنند. مردم به جای انجام کار، انرژی را صرف جستجوی کار می کنند. یک تابلو یا لیست مشترک به سرعت این نویز را کاهش می دهد. کشش جلسه را کاهش خواهم داد. برخی از جلسات کمک می کند. برخی از جلسات فقط چیزی را تکرار می کنند که همه از قبل می دانند. اگر جلسه انتخابی ایجاد نمی کند، یک بلوک را حل نمی کند، یا یک کلید به روز رسانی را به اشتراک نمی گذارد، آن را حذف یا کوتاه می کنم. یک به‌روزرسانی نوشتاری کوتاه اغلب این کار را بهتر انجام می‌دهد. تکرار کار را آسان تر می کنم. اگر تیم من همان نوع ایمیل، پاسخ، گزارش یا پیشنهاد را بارها و بارها ارسال کند، من یک الگوی ساده می‌سازم. فانتزی نیست فقط یک نقطه شروع تمیز که باعث صرفه جویی در زمان تفکر می شود. این برای سرد کردن کار نیست. این در مورد آزاد کردن مردم برای تمرکز بر بخش هایی است که نیاز به قضاوت دارند. من همچنین یک قانون شروع روشن را تعیین می کنم. بسیاری از کارها قبل از شروع متوقف می شوند زیرا مختصر ضعیف است. من می‌خواهم قبل از شروع کار سه چیز روشن شود: چه کسی به آن نیاز دارد چه چیزی باید انجام شود. یک مثال واقعی برای من باقی می ماند. یک بار تیم فروش کوچکی را دیدم که با پیگیری ها دست و پنجه نرم می کرد. سرنخ های خوب وارد شدند، سپس برای مدت طولانی نشستند. تیم شلوغ بود، با این حال واکنش کند بود. هیچ چیز در یک راه بزرگ شکسته نشد. مشکل مالکیت پراکنده و مراحل بسیار زیاد بود. ما سه چیز را تغییر دادیم. یک تابلوی کار مشترک یک مالک برای هر سرنخ یک بررسی روزانه موارد گیر کرده تیم به فشار بیشتری نیاز نداشت. آنها به مسیر تمیزتری نیاز داشتند. در مدت کوتاهی از کار، آنها زمان کمتری را برای درخواست به‌روزرسانی و زمان بیشتری را صرف صحبت با مشتریان می‌کردند. روحیه هم عوض شد مردم کمتر احساس گمراهی می کردند. این مهم است. وقتی یک تیم سریعتر حرکت می کند، سود فقط سرعت نیست. مردم نیز احساس آرامش بیشتری می کنند. آنها می دانند اوضاع کجاست. آنها می توانند تمرکز کنند. آنها دست از حدس زدن بر می دارند. اگر فردا آن نتیجه را می خواستم، با یک سخنرانی بزرگ شروع نمی کردم. من با یک نقشه تمیز از کار شروع می کنم. می پرسم: چه چیزی مدام به تأخیر می افتد؟ چه چیزی بیش از یک بار پرسیده می شود؟ چه مراحلی را می توان حذف کرد؟ چه چیزی را می توان قالب کرد؟ چه چیزی می تواند متعلق به یک نفر باشد؟ این پاسخ ها معمولاً به مشکل واقعی اشاره می کنند. دیدگاه من ساده است. یک تیم سریع تیمی نیست که عجله کند. این تیمی است که زمان کمتری را برای کارهای نامشخص تلف می کند. به همین دلیل است که من به ساختار اهمیت می دهم. مالکیت روشن مراحل را پاک کنید به روز رسانی ها را پاک کنید. استانداردهای روشن هنگامی که آن بخش ها بهبود می یابند، تیم با فشار کمتری حرکت می کند. کار سبک تر به نظر می رسد. خروجی بدون فشار نویز رشد می کند. اگر تیمی می خواهید که سریعتر کار کند، من سرعت را به عنوان هدف تعقیب نمی کنم. من سیستمی می سازم که کار آهسته را برای زنده ماندن سخت تر کند. با ما در Yu Huichao تماس بگیرید: shtaylor@163.com/WhatsApp +8613917524531.

Avery Collins 2023 طراحی یک روز کاری که جابجایی وظیفه را کاهش می دهد مینا پاتل 2022 سیستم های ساده برای اجرای سریعتر روزانه جردن لی 2024 نحوه محافظت از کار عمیق در دفتر پریشان النا بروکس 2021 الگوها و عادات گردش کار برای تکرار وظایف تجاری دانیلار 2020 مالکیت و دید Sophia Grant 2022 کاهش اصطکاک برای بهبود سرعت بدون فرسودگی شغلی