وقتی این دستگاه همه کارها را انجام می دهد، چرا برای نیروی کار پرداخت می شود؟

بسیاری از تیم‌ها ساعت‌ها را صرف کارهایی می‌کنند که هر روز از یک الگوی مشابه پیروی می‌کنند: مرتب‌سازی فایل‌ها، ارسال به‌روزرسانی‌های معمول، بررسی داده‌ها و انتقال اطلاعات از یک سیستم به سیستم دیگر. کار ممکن است ضروری باشد، اما می تواند زمان کمی برای مراقبت از مشتری، برنامه ریزی و حل مشکل باقی بگذارد. من این اتفاق را در مشاغل کوچک و تیم های در حال رشد دیده ام. مردم همیشه نیازی به تلاش بیشتر ندارند. آنها اغلب به راه بهتری برای به اشتراک گذاشتن بار تکراری با ماشین ها نیاز دارند. بگذارید ماشین کار کند، اما کنترل افراد را حفظ کنید. ## با یک کار تکراری شروع کنید اتوماسیون زمانی بهترین کار را دارد که کار دارای الگوی واضح باشد. نقاط شروع خوب عبارتند از: - انتقال ورودی‌های فرم جدید به صفحه گسترده - ارسال به‌روزرسانی‌های سفارش به مشتریان - ایجاد گزارش‌های فروش روزانه - مرتب‌سازی درخواست‌های پشتیبانی بر اساس موضوع - پشتیبان‌گیری از فایل‌ها در یک برنامه زمان‌بندی مشخص - بررسی سطوح موجودی - یادآوری‌های رزرو برای قرار ملاقات‌ها من با یک سیستم بزرگ در سراسر شرکت شروع نمی‌کنم. اندازه گیری، آزمایش و تنظیم یک کار کوچک آسان تر است. اگر یک فرآیند هر روز 30 دقیقه طول بکشد، یک گردش کار ساده ممکن است بیش از 180 ساعت از زمان کارکنان را در طول یک سال بازگرداند. نتیجه دقیق به فرآیند، تعداد کاربران و ابزارهای درگیر بستگی دارد. یک تست کوتاه می تواند نشان دهد که آیا ایده مفید است یا خیر. ## قبل از انتخاب ابزار، فرآیند را ترسیم کنید بسیاری از مشکلات اتوماسیون با مراحل نامشخص شروع می شوند. من فرآیند را به زبان ساده می نویسم: 1. چه چیزی کار را شروع می کند؟ 2. چه اطلاعاتی وارد فرآیند می شود؟ 3. بعد چه اقدامی اتفاق می افتد؟ 4. چه کسی نتیجه را بررسی می کند؟ 5. وقتی مشکلی پیش بیاید چه اتفاقی می افتد؟ به عنوان مثال یک پرسش مشتری را در نظر بگیرید. یک بازدید کننده فرم تماس را پر می کند. سیستم پیام را ضبط می کند. یک قانون آن را در یک دسته بندی مناسب قرار می دهد. مشتری پاسخی دریافت می کند که دریافت را تایید می کند. یکی از اعضای تیم پیام را بررسی می کند و یک پاسخ شخصی می فرستد. این فرآیند تماس انسانی را از بین نمی برد. زمان صرف شده برای ضبط و مرتب سازی اطلاعات را کاهش می دهد. ## قوانین واضحی را به ماشین بدهید یک ماشین دستورالعمل ها را دنبال می کند. آرزوهای نامشخص را به همان روشی که یک فرد درک می کند، درک نمی کند. قاعده‌ای مانند « رسیدگی به درخواست‌های فوری» به جزئیات بیشتری نیاز دارد. ممکن است درخواست فوری را پیامی تعریف کنید که شامل قطع شدن سرویس، مشکل پرداخت یا نگرانی ایمنی است. سپس تیم می تواند بررسی کند که آیا این قوانین با کار روزانه مطابقت دارند یا خیر. قوانین واضح ممکن است شامل موارد زیر باشد: - اگر سفارشی پرداخت شده است، تأیید پرداخت ارسال کنید - اگر فرمی شامل درخواست پشتیبانی است، یک بلیط کمک ایجاد کنید - اگر موجودی به سطح انتخابی رسید، به تیم خرید اطلاع دهید - اگر گزارشی حاوی داده های گم شده است، آن را برای بررسی ارسال کنید. هدف این نیست که هر تصمیمی به صورت خودکار انجام شود. هدف این است که تصمیم گیری های معمول را آسان تر مدیریت کنید. ## در مواردی که قضاوت اهمیت دارد، یک انسان را بررسی کنید برخی از وظایف به مراقبت، زمینه یا مسئولیت شخصی نیاز دارند. یک ماشین می تواند پیام ها را بر اساس کلمات کلیدی مرتب کند. ممکن است وضعیت کامل یک مشتری را درک نکند. می‌تواند یک مشکل احتمالی صورت‌حساب را علامت‌گذاری کند، اما شخص باید قبل از تغییر حساب یا صدور بازپرداخت، جزئیات را بررسی کند. من از بازبینی انسانی برای اقداماتی استفاده می‌کنم که ممکن است تأثیر بگذارد: - پرداخت‌ها - دسترسی مشتری - داده‌های شخصی - تصمیم‌گیری‌های استخدامی - سلامت یا ایمنی - ارتباطات عمومی این رویکرد به کاهش اشتباهات کمک می‌کند بدون اینکه از مزیت صرفه‌جویی در زمان اتوماسیون صرف نظر کند. ## گردش کار را با مثال‌های واقعی آزمایش کنید یک گردش کار می‌تواند روی کاغذ درست به نظر برسد و همچنان در طول استفاده معمولی شکست بخورد. قبل از اینکه آن را به بخشی از کار روزانه تبدیل کنم، آن را با مثال‌های مختلف آزمایش می‌کنم: - یک درخواست کامل - یک درخواست ناقص - اطلاعات تکراری - یک پیام غیرمعمول مشتری - یک خطای سیستم - درخواستی که نیاز به پاسخ انسانی دارد یک فروشگاه آنلاین کوچک ممکن است یک هشدار خودکار کم‌فروشی را تنظیم کند. در طول آزمایش، تیم می‌تواند بررسی کند که چه اتفاقی می‌افتد وقتی یک محصول شماره موجودی ندارد، زمانی که دو سفارش با هم می‌رسند، یا زمانی که یک تامین‌کننده کد محصول را تغییر می‌دهد. این موارد شکاف ها را زود آشکار می کنند. آنها همچنین به کارکنان کمک می کنند تا بفهمند سیستم چه کاری می تواند انجام دهد و چه کاری نمی تواند انجام دهد. ## کیفیت را تماشا کنید، نه تنها زمان ذخیره شده صرفه جویی در زمان مفید است، بلکه تنها بخشی از نتیجه است. من همچنین بررسی می‌کنم: - سیستم چند کار را به درستی تکمیل می‌کند - هر چند وقت یک‌بار کارکنان باید یک خطا را برطرف کنند - آیا مشتریان پیام‌های واضحی دریافت می‌کنند - آیا فرآیند سوابق تکراری ایجاد می‌کند - آیا اعضای تیم جریان کار جدید را درک می‌کنند یا خیر. یک فرآیند کندتر که اطلاعات دقیق را ارائه می دهد، ممکن است انتخاب بهتری برای یک کار حساس باشد. سوابق ساده می تواند کمک کند. یک تیم ممکن است تعداد اصلاحات دستی را قبل و بعد از تغییر مقایسه کند. داده ها نیازی به پیچیده بودن ندارند. باید کار روزانه را منعکس کند. ## محافظت از اطلاعات مورد استفاده اتوماسیون اغلب داده های کسب و کار یا مشتری را بین ابزارها جابجا می کند. که کنترل دسترسی را مهم می کند. بررسی می‌کنم: - کدام ابزارها داده‌ها را دریافت می‌کنند - چه کسی می‌تواند آن را مشاهده یا ویرایش کند - چه مدت داده‌ها ذخیره می‌شوند - آیا می‌توان جزئیات غیرضروری را حذف کرد - وقتی یک کارمند تیم را ترک می‌کند چه اتفاقی می‌افتد. ممکن است اعلان مشتری به آدرس ایمیل و شماره سفارش نیاز داشته باشد. ممکن است نیازی به آدرس کامل خانه یا جزئیات پرداخت نداشته باشد. استفاده از اطلاعات کمتر می تواند مدیریت گردش کار را آسان تر کند. همچنین تعداد جزئیاتی را که در صورت بروز مشکل در یک حساب کاربری یا یکپارچه سازی ممکن است در معرض دید قرار گیرند، کاهش می دهد. ## افراد را در مورد فرآیند آموزش دهید ممکن است یک ماشین کار را کامل کند، اما مردم هنوز باید بدانند که نتیجه چیست. یک راهنمای کوتاه می‌تواند توضیح دهد: - جریان کار چه می‌کند - چه کارمندان باید بررسی کنند - کدام خطاها به اقدامات دستی نیاز دارند - مالک فرآیند - نحوه توقف یا تغییر آن من دستورالعمل‌های ساده با تصاویر و مثال‌ها را ترجیح می‌دهم. یک تیم نباید به فردی وابسته باشد که می داند سیستم چگونه کار می کند. هنگامی که کارکنان فرآیند را درک کنند، می توانند مشکلات را زودتر گزارش کنند و تغییرات مفیدی را پیشنهاد کنند. ## اجازه دهید ماشین تکرار را کنترل کند، نه مسئولیت را. من به یک دستگاه اجازه می‌دهم یک ایمیل پیش‌نویس ایجاد کند، نه اینکه یک پاسخ حساس را بدون بررسی ارسال کند. به آن اجازه می‌دهم داده‌های فروش را جمع‌آوری کند، نه اینکه تصمیم بگیرد چرا فروش تغییر کرده است. من اجازه می‌دهم یک کار را به یک تیم یادآوری کند، نه اینکه فرض کنم کار تمام شده است. این تعادل به تیم ها کمک می کند تا با تمرکز بیشتری کار کنند. همچنین با افرادی که مشتری، کسب‌وکار و وضعیت گسترده‌تر را درک می‌کنند، مسئولیت‌پذیر است. یک راه عملی برای شروع ساده است: یک کار تکراری را انتخاب کنید، هر مرحله را یادداشت کنید، قوانین واضح ایجاد کنید، موارد غیرعادی را آزمایش کنید و نتایج را در چندین چرخه کاری بررسی کنید. دستگاه می تواند بارهای مکرر را حمل کند. افراد می توانند زمان بیشتری را برای تصمیماتی که نیاز به تجربه، مراقبت و زمینه دارند، صرف کنند.

حتی زمانی که یک تیم سخت کار می کند، هزینه های نیروی کار ممکن است افزایش یابد. ورود مکرر داده ها، مالکیت وظایف نامشخص، بررسی های دستی، و دوباره کاری قابل پیشگیری اغلب بیشتر از خود کار اصلی زمان می برد. من از زاویه ای عملی به خروجی نگاه می کنم: هر ساعت پرداختی چقدر کار مفید تولید می کند؟ پاسخ همیشه کاهش تعداد کار نیست. یک رویکرد قوی‌تر حذف مراحل هدر رفته، دادن ابزارهای واضح‌تر به افراد و کمک به تیم برای صرف زمان بیشتر برای کارهایی است که نیاز به قضاوت انسانی دارد. با یک مرور کار ساده شروع کنید من با فهرست کردن کارهای انجام شده در طول یک هفته عادی شروع می کنم. برای هر کار، موارد زیر را ثبت می‌کنم: - شخص مسئول - زمان مورد نیاز - ابزارهای استفاده شده - تعداد دفعات - علل متداول تاخیر - مقدار دوباره کاری این می‌تواند مشکلات کوچکی را آشکار کند که به راحتی از دست می‌روند. یک تیم فروش ممکن است چندین دقیقه را صرف کپی کردن جزئیات مشتری در سیستم های مختلف کند. یک تیم انبار ممکن است توقف کند زیرا اطلاعات موجودی در فایل های جداگانه ذخیره می شود. یک تیم پشتیبانی ممکن است چندین بار در روز به همان سوالات اساسی از طریق ایمیل پاسخ دهد. هر کار ممکن است جزئی به نظر برسد. در طول یک ماه، ساعات از دست رفته می تواند به هزینه عملیاتی زیادی تبدیل شود. کارهای دستی مکرر را حذف کنید کار دستی همیشه بد نیست. وقتی افراد همان عمل را بدون افزودن ارزش جدید تکرار می کنند، گران می شود. زمینه‌های رایج برای بررسی عبارتند از: - کپی کردن اطلاعات بین سیستم‌ها - ایجاد گزارش‌ها از داده‌های خام - ارسال به‌روزرسانی‌های معمول - بررسی ارقام مشابه بیش از یک بار - بازسازی اسناد از فایل‌های قدیمی - تعیین وظایف از طریق رشته‌های پیام طولانی یک الگوی مشترک، فرم ساده، قانون صفحه‌گسترده یا ابزار نرم‌افزار تایید شده ممکن است بخشی از این کار را انجام دهد. هدف جایگزینی هر عمل انسانی نیست. هدف این است که به کارکنان زمان بیشتری برای خدمات مشتری، حل مشکل، بررسی کیفیت و تصمیم‌گیری داده شود. به عنوان مثال، یک کسب و کار عمده فروشی کوچک ممکن است سفارشات را از طریق ایمیل دریافت کند، آنها را در صفحه گسترده وارد کند و سپس همان جزئیات را در یک سیستم صورتحساب تایپ کند. یک فرم سفارش استاندارد می‌تواند ورودی‌های تکراری را کاهش دهد و اطلاعات گمشده را آسان‌تر شناسایی کند. کارکنان همچنان سفارش را بررسی می کنند، اما زمان کمتری را برای تکرار آن صرف می کنند. تعیین استانداردهای کاری واضح زمانی که هر کارمند فرآیند متفاوتی را دنبال می کند، خروجی اغلب کاهش می یابد. من یک راهنمای کاری کوتاه برای کارهایی که به طور منظم انجام می شوند ایجاد می کنم. ممکن است شامل موارد زیر باشد: 1. چه چیزی کار را شروع می کند 2. کدام اطلاعات مورد نیاز است 3. کارمند چه مراحلی را دنبال می کند. 4. چه کسی نتیجه را بررسی می کند 5. محل ذخیره کار تمام شده. یک سند دو صفحه ای با مثال های واضح اغلب مفیدتر از یک کتابچه راهنمای طولانی است که هیچ کس آن را باز نمی کند. استانداردهای واضح نیز آموزش را آسان تر می کند. کارمندان جدید می توانند فرآیند مورد انتظار را بیاموزند، در حالی که کارکنان با تجربه می توانند مراحلی را که نیاز به بهبود دارند اشاره کنند. اندازه گیری خروجی مفید ساعت های کار شده تصویر کامل را نشان نمی دهد. من اقداماتی را که با کار مطابقت دارند، دنبال می‌کنم، مانند: - سفارشات تکمیل شده - درخواست‌های مشتری حل شده است - واحدها بررسی شده‌اند - تحویل آماده شده است - نرخ خطا - ساعات کار مجدد - میانگین زمان پاسخ‌دهی یک معیار باید به تیم کمک کند تا تصمیم بهتری بگیرد. اگر یک انبار فقط سرعت را ردیابی کند، کارمندان ممکن است عجله کنند و خطاهای بیشتری ایجاد کنند. اگر سرعت و دقت را با هم ردیابی کند، کسب و کار دید متعادل تری از عملکرد پیدا می کند. یک تیم کوچک می تواند با یک یا دو اقدام شروع کند. اعداد بیش از حد ممکن است بدون بهبود عملیات روزانه کار گزارش دهی اضافی ایجاد کنند. ** انتقال بین تیم ها را بهبود بخشید ** تاخیرها اغلب بین بخش ها ظاهر می شوند تا در داخل یک بخش. درخواست ممکن است از فروش به عملیات، سپس به امور مالی، و برای شفاف سازی به فروش برگردد. هر انتقال فرصتی برای اطلاعات از دست رفته یا مالکیت نامشخص ایجاد می کند. من این اصطکاک را با تعریف زیر کاهش می‌دهم: - اطلاعات مورد نیاز در هر انتقال - شخصی که مالک اقدام بعدی است - زمان پاسخ مورد انتظار - مکانی که به‌روزرسانی‌ها ثبت می‌شوند یک تابلوی کار مشترک یا فایل مرکزی می‌تواند به افراد کمک کند ببینند چه چیزی در انتظار است، چه چیزی در حال انجام است و چه چیزی تکمیل شده است. اهمیت این ابزار کمتر از عادت نگهداری اطلاعات در یک مکان قابل اعتماد است. از کارکنان در طول تغییر حمایت کنید کنترل هزینه نباید به معنای درخواست از مردم برای کار با سرعت ناامن باشد. هنگامی که یک فرآیند جدید معرفی می شود، کارکنان برای آزمایش آن و گزارش مشکلات به زمان نیاز دارند. بازخورد آن‌ها می‌تواند نشان دهد که این فرآیند در کجا تلاش بیشتری ایجاد می‌کند یا خدمات مشتری را سخت‌تر می‌کند. سوالات عملی می پرسم: - کدام مرحله بیشتر زمان می برد؟ - خطاها معمولا از کجا شروع می شوند؟ - کدام اطلاعات اغلب گم می شود؟ - چه چیزی انجام کار را به درستی آسان تر می کند؟ کارمندی که هر روز این وظیفه را انجام می دهد، ممکن است مشکلاتی را ببیند که از گزارش های مدیریت پنهان است. گوش دادن به آن شخص می تواند از اشتباه فرآیند گران قیمت جلوگیری کند. ** قبل از تغییر گسترده تر از یک آزمایش کوچک استفاده کنید ** من ترجیح می دهم قبل از تغییر کل تجارت، یک فرآیند را با یک تیم آزمایش کنم. یک آزمایش ساده ممکن است دو تا چهار هفته طول بکشد. در طی آن دوره، من مقایسه می کنم: - زمان صرف شده قبل از تغییر - زمان صرف شده پس از تغییر - سطوح خطا و دوباره کاری - کیفیت پاسخ مشتری - بازخورد کارمندان اعداد لازم نیست کامل باشند. آنها باید نشان دهند که آیا این تغییر کمک می کند، مشکلات جدیدی ایجاد می کند یا نیاز به تعدیل دارد. به عنوان مثال، یک شرکت خدماتی ممکن است فرم دریافت استاندارد را با یک گروه پشتیبانی آزمایش کند. اگر فرم جزئیات از دست رفته را کاهش دهد اما کار زیادی برای مشتریان اضافه کند، تیم می‌تواند قبل از استفاده از آن در سراسر تجارت، آن را کوتاه کند. صرفه جویی را قابل مشاهده نگه دارید وقتی فرآیندی بهبود می یابد، آنچه تغییر کرده و زمان ذخیره شده به کجا می رود را ثبت می کنم. ساعات ذخیره شده ممکن است از موارد زیر پشتیبانی کند: - پاسخ‌های سریع‌تر مشتری - بررسی‌های کیفیت بیشتر - پیگیری فروش بیشتر - آموزش بهتر کارکنان - نیازهای اضافه کاری کمتر - زمان بیشتر برای برنامه‌ریزی این به تیم دلیل روشنی برای حفظ روند جدید می‌دهد. همچنین به مدیران کمک می کند تا ببینند که آیا یک ابزار یا تغییر گردش کار نتایج مفیدی ایجاد می کند یا خیر. کاهش هزینه های نیروی کار نیازی به کاهش مشاغل ندارد. این می تواند با نگاهی دقیق به چگونگی حرکت کار در کسب و کار آغاز شود. وقتی وظایف مکرر کاهش می‌یابد، مسئولیت‌ها مشخص می‌شوند، و خروجی با دقت اندازه‌گیری می‌شود، کارمندان می‌توانند زمان پرداختی بیشتری را صرف کارهای مهم کنند. کسب و کار هزینه های قابل اجتناب را کنترل می کند و در عین حال خدمات و کیفیت را در نظر می گیرد.

من قبلاً فکر می کردم که افزودن تجهیزات بیشتر ساده ترین راه برای رسیدگی به سفارشات بیشتر است. سپس مشکلات عملی ظاهر شد: فضای کف محدود، کار راه اندازی مکرر، افزایش نیاز به تعمیر و نگهداری، و اپراتورها در حال حرکت بین ماشین های مختلف. هنگامی که طراحی آن با کار مطابقت داشته باشد، یک ماشین می تواند چندین کار را پشتیبانی کند. هدف جمع آوری تجهیزات نیست. هدف این است که تولید روزانه برای برنامه ریزی، بهره برداری و نگهداری آسان تر شود. یک ماشین چند کاره ممکن است به موارد زیر کمک کند: - برش و شکل دادن - حفاری و کار سطحی - تولید دسته ای کوچک - قطعات سفارشی - تعمیر کار - آماده سازی نمونه اولیه - وظایف معمول کارگاه عملکردهای دقیق به مدل ماشین، ابزار، مواد و محدوده کار بستگی دارد. من همیشه قبل از خرید این جزئیات را بررسی می کنم. وقتی ماشینی را ارزیابی می‌کنم، با کاری که از قبل داشتم شروع می‌کنم. من مواد، اندازه محصول، تحمل های مورد نیاز، خروجی روزانه و تغییرات رایج وظایف را فهرست می کنم. کارگاهی که عمدتاً چوب را پردازش می کند، نیازهای متفاوتی نسبت به کارگاهی که مواد آلومینیوم، فولاد، پلاستیک یا کامپوزیت را پردازش می کند، دارد. ماشینی که برای یک ماده مناسب است ممکن است برای مواد دیگر مناسب نباشد. مرحله بعدی بررسی روند عملیات است. می پرسم: - راه اندازی چقدر طول می کشد؟ - ابزارها هر چند وقت یک بار نیاز به تعویض دارند؟ - آیا یک اپراتور می تواند وظایف اصلی را مدیریت کند؟ - آیا سیستم کنترل قابل درک است؟ - چه مقدار فضای اطراف دستگاه مورد نیاز است؟ - آیا دستگاه می تواند با ابزارها یا نرم افزارهای موجود متصل شود؟ - چه کارهای تعمیراتی مورد نیاز است؟ این سوالات به من کمک می کند تا به جای اینکه فقط به قیمت خرید نگاه کنم، گردش کار کامل را مقایسه کنم. یک کارگاه کوچک مبلمان یک مثال ساده ارائه می دهد. تیم ممکن است درخواست های سفارشی برای پانل های کابینت، قفسه ها و قطعات تزئینی کوچک دریافت کند. با تجهیزات جداگانه، هر سفارش ممکن است نیاز به چندین انتقال در سراسر کارگاه داشته باشد. ماشینی که کارهای برش، سوراخ کاری و شکل دهی سازگار را ترکیب می کند، می تواند حرکت بین ایستگاه های کاری را کاهش دهد. تیم هنوز به تنظیمات مناسب، ابزارهای مناسب و اپراتورهای آموزش دیده نیاز دارد، اما ممکن است مدیریت مسیر کار آسان تر شود. یک تعمیرگاه ممکن است با وضعیت متفاوتی روبرو شود. سفارشات آن می تواند روز به روز تغییر کند. یک مشتری ممکن است به یک براکت جایگزین نیاز داشته باشد، در حالی که دیگری ممکن است به یک پوشش پلاستیکی کوچک یا یک قطعه پشتیبانی فلزی نیاز داشته باشد. ماشینی که بیش از یک نوع کار را انجام می دهد، می تواند از این حجم کاری متغیر پشتیبانی کند، مشروط بر اینکه محدوده مواد و ظرفیت ماشین با کار مطابقت داشته باشد. به ایمنی و آموزش اپراتورها هم توجه دارم. ماشینی با عملکردهای زیاد هنوز به مراحل عملیاتی واضح نیاز دارد. دفترچه راهنمای کاربر باید راه اندازی، تغییرات ابزار، تمیز کردن، بازرسی و رسیدگی به خطا را توضیح دهد. اپراتورها قبل از شروع تولید باید محدودیت های ماشین را بدانند. یک فرآیند راه اندازی عملی به این صورت است: 1. برنامه های اصلی را تعریف کنید. 2. مواد و اندازه های سازگار را تأیید کنید. 3. نیازهای برق، فضا، تهویه و نصب را بررسی کنید. 4. روش کنترل و پشتیبانی آموزشی را مرور کنید. 5. نمونه کار را در صورت امکان آزمایش کنید. 6. دسترسی تعمیر و نگهداری و تامین قطعات یدکی را مقایسه کنید. 7. تنظیمات مورد استفاده برای سفارشات تکراری را ضبط کنید. این فرآیند به جلوگیری از یک اشتباه رایج کمک می کند: انتخاب یک ماشین زیرا عملکردهای زیادی را ارائه می دهد، سپس کشف می کنید که کار پر استفاده به ابزار اضافی یا زمان راه اندازی طولانی تری نیاز دارد. من همچنین توصیه می کنم کیفیت خروجی را از طریق نمونه کار بررسی کنید. یک نمونه می تواند پایان سطح، دقت برش، موقعیت سوراخ کاری، علائم ابزار و زمان راه اندازی را نشان دهد. بروشورهای محصول مشخصات مفیدی را ارائه می دهند، اما یک قطعه آزمایشی نشان می دهد که چگونه دستگاه ممکن است با گردش کار واقعی مطابقت داشته باشد. فضا عامل دیگری است که بسیاری از کارگاه ها از آن غافل هستند. خود دستگاه ممکن است منطقه محدودی را اشغال کند، با این حال اپراتورها هنوز به فضایی برای بارگیری، تخلیه، بازرسی، تمیز کردن و جابجایی ایمن نیاز دارند. یک پلان ساده می تواند نشان دهد که آیا دستگاه کارگاه را بهبود می بخشد یا گلوگاه جدیدی ایجاد می کند. یک ماشین نمی تواند جایگزین هر ابزاری در هر محیط تولیدی شود. کارخانه های با حجم بالا ممکن است همچنان به تجهیزات اختصاصی برای سرعت و تکرار نیاز داشته باشند. کارگاه‌های کوچک، تیم‌های خدمات، مدارس و واحدهای تولید سفارشی ممکن است ماشینی را که چندین کار مرتبط را در یک منطقه کاری پشتیبانی می‌کند، ارزش‌گذاری کنند. دیدگاه من ساده است: بهترین انتخاب ماشینی نیست که طولانی ترین لیست عملکرد را داشته باشد. این دستگاهی است که با مواد، محصولات، اپراتورها و گردش کار روزانه مطابقت دارد. قبل از تصمیم گیری، مشاغلی را که انتظار دارم طی شش تا دوازده ماه آینده اجرا کنم را یادداشت می کنم. من کارهایی را که اغلب اتفاق می‌افتند، کارهایی که باعث تاخیر می‌شوند و کارهایی که نیاز به پردازش خارجی دارند، علامت‌گذاری می‌کنم. این فهرست به من مبنای واضح تری برای مقایسه ظرفیت دستگاه، لوازم جانبی، آموزش و پشتیبانی می دهد. یک دستگاه می تواند گزینه های تولید بیشتری را باز کند، اما نتیجه به برنامه ریزی پشت آن بستگی دارد. هنگامی که دستگاه متناسب با کار باشد، کارگاه می تواند زمان کمتری را برای تعویض ایستگاه و زمان بیشتری را برای تکمیل کارهای مفید صرف کند.

بسیاری از مردم ساعت های طولانی کار می کنند و هنوز احساس می کنند که کارهای مهم ناتمام مانده اند. من با همین مشکل روبرو شده ام: تقویم کامل، صندوق ورودی شلوغ و زمان بسیار کمی برای کار متمرکز. هوشمندانه‌تر کار کردن به این معنا نیست که کمتر بی‌احتیاطی انجام دهید. این به معنای انتخاب وظایف مفید، کاهش تلاش قابل اجتناب و دادن جایگاه مشخص به هر کار در روز است. من از یک فرآیند ساده برای مدیریت بیشتر کارم استفاده می کنم. 1. یک نتیجه اصلی را انتخاب کنید در ابتدای روز، از خودم می‌پرسم: «چه نتیجه‌ای باعث می‌شود امروز مفید باشد؟» پاسخ باید یک نتیجه را توصیف کند، نه یک فعالیت مبهم. اندازه گیری "کار بر روی گزارش" دشوار است. «بخش داده‌های فروش را تکمیل کنید و آن را برای بررسی ارسال کنید» به من یک هدف واضح می‌دهد. من یک نتیجه اصلی و دو کار کوچکتر می نویسم. این برنامه من را واقع بینانه نگه می دارد و به من کمک می کند روز را با کارهای کم ارزش پر نکنم. 2. وظایف فوری را از کارهای مفید جدا کنید ** یک پیام فوری می تواند فشار ایجاد کند، اما ممکن است هدف اصلی من را پشتیبانی نکند. من هر درخواست را با سه سوال بررسی می کنم: - آیا این کار روی پروژه فعلی تأثیر می گذارد؟ - آیا کسی قبل از ادامه کار به پاسخ من نیاز دارد؟ - آیا می توانم آن را برای زمان دیگری برنامه ریزی کنم؟ یک پاسخ کوتاه ممکن است مفید باشد. خواندن هر پیام به محض رسیدن می تواند تمرکز من را از بین ببرد. من معمولا در طول روز ایمیل را در نقاط تعیین شده چک می کنم. این به من فضایی می دهد تا پیام ها را بدون کنترل برنامه من مدیریت کنم. **3. محافظت از کار متمرکز ** برخی از کارها نیاز به توجه آرام دارند. نوشتن، برنامه‌ریزی، تجزیه و تحلیل، طراحی و حل مسئله زمانی که اعلان‌ها هر چند دقیقه قطع می‌شوند سخت‌تر می‌شوند. من یک دوره کاری 30 تا 60 دقیقه تعیین کردم. در طول این مدت، برگه‌های غیرمرتبط را می‌بندم، هشدارهای غیرضروری را بی‌صدا می‌کنم، و برای افکاری که می‌توانند منتظر بمانند، یادداشتی در این نزدیکی نگه می‌دارم. یادداشت مهم است. وقتی کار دیگری را به یاد می آورم، به جای اینکه از کار فعلی خود دور شوم، آن را یادداشت می کنم. این عادت کوچک به من کمک می کند تا کارهای بیشتری را با شروع مجدد کمتر انجام دهم. **4. از چک لیست ها برای کارهای مکرر استفاده کنید من در تهیه گزارش و انتشار محتوا همان مراحل را از حافظه تکرار می کردم. این اشتباهات کوچکی مانند لینک های از دست رفته، نام فایل ها نامشخص، یا بررسی های نادیده گرفته شده ایجاد کرد. چک لیست فرآیند را آسان تر کرد: - هدف کار را تأیید کنید - فایل های مورد نیاز را جمع آوری کنید - کار اصلی را کامل کنید - حقایق و اعداد را بررسی کنید - پیوندها و قالب بندی را بررسی کنید - نسخه نهایی را ارسال یا منتشر کنید - اقدام بعدی را ثبت کنید چک لیست جایگزین قضاوت نمی شود. توجه من را برای تصمیماتی که نیاز به تفکر بیشتری دارند آزاد می کند. 5. کارهای مشابه گروهی ** جابجایی بین کارهای نامرتبط انرژی بیشتری از آنچه بسیاری از مردم انتظار دارند مصرف می کند. ممکن است به زمان نیاز داشته باشم تا زمینه جدید را درک کنم، فایل های مناسب را پیدا کنم و آنچه را که قبلا انجام می دادم به خاطر بیاورم. من کارهای مشابه را در بلوک ها گروه بندی می کنم: - ایمیل و پیام ها - تماس ها و جلسات - نوشتن - بررسی داده ها - برنامه ریزی - کار مدیریت این روش برای تیم های کوچک به خوبی کار می کند. به عنوان مثال، یک دستیار بازاریابی می تواند به جای ایجاد یک پست بین درخواست های نامرتبط، چندین پست اجتماعی را در یک جلسه آماده کند. **6. قبل از افزودن تلاش بیشتر، فرآیند را بهبود بخشید وقتی یک کار خیلی طولانی می شود، بلافاصله سعی نمی کنم سریعتر کار کنم. من به دنبال مرحله ای هستم که باعث تاخیر می شود. یک مثال رایج از یک استودیوی طراحی کوچک می آید. مایا بخشی از هر روز صبح را صرف درخواست از مشتریان برای لوگوهای گمشده، رنگ های برند و فایل های تصویری می کرد. کار طراحی خود مشکل اصلی نبود. فرآیند دریافت ناقص بود. او یک فرم مشتری کوتاه با بخش آپلود فایل و لیست واضحی از مطالب مورد نیاز ایجاد کرد. تیم او در شروع هر پروژه اطلاعات بهتری دریافت می کرد. آنها نیازی به ارسال پیام های بعدی نداشتند و برنامه ریزی پروژه آسان تر شد. درس ساده است: تلاش مکرر می تواند به فرآیندی اشاره کند که نیاز به توجه دارد. 7. از ابزارهایی با هدف روشن استفاده کنید ابزارهای بهره وری می توانند به من در برنامه ریزی وظایف، ذخیره اطلاعات و پیگیری پیشرفت کمک کنند. آنها همچنین می توانند در صورت استفاده از سیستم های بیش از حد، کار بیشتری ایجاد کنند. سعی می‌کنم به هر ابزار یک کار بدهم: - تقویم برای رویدادهای مبتنی بر زمان - لیست وظایف برای اقدامات - برنامه یادداشت‌ها برای مطالب مرجع - تابلوی پروژه مشترک برای به‌روزرسانی‌های تیم - پوشه ابری برای اسناد وقتی همان کار در چهار مکان ظاهر می‌شود، ممکن است زمان را برای بررسی نسخه فعلی از دست بدهم. نگهداری یک سیستم کوچکتر اغلب آسان تر است. 8. با یک جایگزین مفید، نه بگویید ** من نمی توانم هر درخواستی را بدون تأثیر بر کار موجود بپذیرم. یک امتناع ساده ممکن است خشن به نظر برسد، بنابراین اولویت فعلی را توضیح می‌دهم و گزینه دیگری را پیشنهاد می‌کنم. به عنوان مثال: "من امروز گزارش مشتری را تکمیل می کنم. می توانم این درخواست را فردا بعدازظهر بررسی کنم، یا می توانم به شما کمک کنم فردی را پیدا کنید که امروز فضا دارد." این پاسخ مکالمه را روشن نگه می دارد. این همچنین نشان می دهد که زمان من برنامه دارد. **9. روز را بدون قضاوت در مورد خودم مرور کنم در پایان روز کاری، چند دقیقه را صرف بررسی سه نکته می کنم: - چه چیزی را کامل کردم؟ - چه چیزی باعث تاخیر شد؟ - فردا چی رو عوض کنم؟ من از این بررسی برای ایجاد احساس گناه استفاده نمی کنم. من از آن برای یافتن الگوها استفاده می کنم. اگر جلسات کار متمرکز را هر روز قطع می کنند، ممکن است لازم باشد آنها را گروه بندی کنم. اگر درخواست های کوچک بیشتر وقت من را بگیرد، ممکن است به محدودیت های واضح تری نیاز داشته باشم. اگر کاری به مدت یک هفته در لیست من باقی بماند، اقدام بعدی ممکن است بسیار گسترده باشد. یک کار مفید باید به من بگوید که در مرحله بعد چه کار کنم. "بهبود وب سایت" خیلی بزرگ است. شروع "پنج صفحه ای که نیاز به جزئیات تماس به روز دارند فهرست کنید" آسان تر است. هوشمندانه کار کردن به معنای پر کردن هر دقیقه نیست. این در مورد انتخاب بهتر با زمان و انرژی است. من کارهای کمتری را برنامه ریزی می کنم، از دوره های متمرکز محافظت می کنم، کارهای مشابه را گروه بندی می کنم و در صورت تکرار تاخیر، روند را مرور می کنم. این عادات هر چالشی را از بین نمی‌برند، اما کار من را واضح‌تر و راحت‌تر مدیریت می‌کنند. هدف کار بدون استراحت نیست. هدف این است که بیشتر تلاشم را صرف کارهایی کنم که پروژه را به جلو می برد. می خواهید بیشتر بدانید؟ به راحتی می توانید با Yu Huichao تماس بگیرید: shtaylor@163.com/WhatsApp +8613917524531.

1. جیمز کلیر (2018) عادات اتمی: روشی آسان و اثبات شده برای ایجاد عادات خوب 2. دیوید آلن (2015) انجام کارها: هنر بهره وری بدون استرس 3. اریک برینجولفسون و اندرو مک آفی (2014) The Second Machine Ages of Briper Time: Work Progress4. اف دراکر (2007) چالش های مدیریت برای قرن 21 5. دبلیو ادواردز دمینگ (1986) خارج از بحران 6. کال نیوپورت (2016) کار عمیق: قوانینی برای موفقیت متمرکز در دنیای پریشان