بدون استخدام نیروی اضافی تولید را تا 40 درصد افزایش دهید

بسیاری از تیم ها خروجی بالاتری می خواهند، اما افزودن افراد بیشتر همیشه بهترین پاسخ نیست. استخدام هزینه های حقوق و دستمزد، کار آموزشی، وظایف مدیریتی جدید و دوره سازگاری طولانی تر را به همراه دارد. دریافته‌ام که خروجی اغلب به دلایل ساده کاهش می‌یابد: اولویت‌های نامشخص، کارهای دستی مکرر، تأییدیه‌های کند و جلسات بسیار زیاد. یک تیم ممکن است تمام روز سخت کار کند در حالی که بخش زیادی از آن زمان را صرف کارهایی می کند که پروژه ها را به جلو نمی برد. افزایش 40 درصدی می تواند به عنوان یک هدف برنامه ریزی استفاده شود، نه یک وعده. نتیجه واقعی به کار، اندازه تیم، ابزارها و نقطه شروع بستگی دارد. ### 1. اندازه گیری جایی که کار در حال از دست رفتن است، من با یک بررسی اولیه کار شروع می کنم. از هر یک از اعضای تیم می‌خواهم که وظایف را به مدت پنج روز کاری ثبت کنند: - چه کاری تکمیل شد؟ - چقدر طول کشید؟ - آیا کار تکرار شد؟ - آیا فرد منتظر اطلاعات یا تایید بود؟ - آیا وظیفه خروجی مفیدی ایجاد کرد؟ این فرآیند اغلب تأخیرهای پنهان را آشکار می کند. یک تیم بازاریابی ممکن است سه ساعت در هفته را صرف جستجوی فایل های برند کند. یک تیم فروش ممکن است همان داده های مشتری را در چندین سیستم کپی کند. یک تیم پشتیبانی ممکن است به همان پنج سوال با عبارات متفاوت پاسخ دهد. هدف نظارت بر مردم نیست. هدف یافتن کاری است که بتوان آن را ساده کرد. ### 2. سه اولویت مشخص را تعیین کنید یک لیست طولانی وظایف می تواند بدون ایجاد پیشرفت ثابت باعث شود تیم احساس شلوغی کند. من ترجیح می دهم برای هر دوره کاری سه اولویت مشترک تعیین کنم. به عنوان مثال: 1. محتوای صفحه محصول را آماده کنید. 2. به درخواست های مشتریان واجد شرایط پاسخ دهید. 3. خطای گزارش دهی را که بر تصمیمات هفتگی تأثیر می گذارد، رفع کنید. سایر وظایف می توانند قابل مشاهده باقی بمانند، اما نباید با کار اصلی رقابت کنند. این به تیم راهی واضح‌تر می‌دهد تا در هنگام رسیدن درخواست‌های جدید چه کاری انجام دهند. من همچنین معنی "انجام شد" را تعریف می کنم. "بهبود گزارش" مبهم است. «چهار معیار مورد توافق را اضافه کنید و ردیف‌های تکراری را حذف کنید» به تیم یک هدف قابل استفاده می‌دهد. ### 3. مراحل مکرر دستی را حذف کنید کار دستی همیشه یک مشکل نیست. کارهای دستی مکرر با کمی قضاوت اغلب انجام می شود. من به دنبال کارهایی مانند: - انتقال داده ها بین صفحات گسترده - ارسال پیام وضعیت یکسان - تغییر نام و مرتب سازی فایل ها - ایجاد گزارش های معمول - کپی کردن جزئیات محصول در چندین صفحه - بررسی اطلاعات یکسان در چندین سیستم برخی از این کارها را می توان با الگوها، فرمول های صفحه گسترده، اتوماسیون های ساده یا فرم های مشترک انجام داد. یک شخص هنوز باید اطلاعات مهم را قبل از رسیدن به مشتری یا شریک تجاری بررسی کند. به عنوان مثال، یک خرده فروش آنلاین کوچک از فرمی برای جمع آوری جزئیات محصول از تیم خود استفاده کرد. این فرم اطلاعات را به یک برگه مشترک فرستاد و یک پیش‌نویس محتوای پیش‌نویس ایجاد کرد. تیم هنوز جزئیات را بررسی می‌کرد، اما دیگر هر ورودی محصول را از یک سند خالی شروع نمی‌کرد. ### 4. کاهش تأخیر در تأیید، زمانی که هر تصمیم کوچکی به چندین تأیید نیاز دارد، کار می تواند متوقف شود. این باعث ایجاد زمان انتظار می شود و مدیران را به سمت کارهایی می کشاند که نیازی به توجه آنها ندارد. من پیشنهاد می کنم قوانین تصمیم گیری ساده ای ایجاد کنید: - کارمند به تنهایی چه تصمیم هایی می تواند بگیرد؟ - کدام تصمیمات به رهبری تیم نیاز دارند؟ - کدام تصمیمات نیاز به تایید ارشد دارند؟ - چه اطلاعاتی باید در یک درخواست گنجانده شود؟ یک نویسنده محتوا ممکن است بتواند توضیحات صفحه را بدون تأیید تنظیم کند، زمانی که تغییر در راهنمای برند مورد توافق باقی بماند. تغییر قیمت ممکن است به یک مدیر نیاز داشته باشد که اعداد را بررسی کند. قوانین واضح به افراد کمک می کند تا با رفت و آمد کمتری عمل کنند. آنها همچنین به مدیران زمان بیشتری برای برنامه ریزی و مربیگری می دهند. ### 5. جلسات را بهبود بخشید جلسات می توانند از پیشرفت پشتیبانی کنند، اما همچنین می توانند کار عمیق را قطع کنند. هر جلسه تکراری را مرور می کنم و می پرسم: - آیا این جلسه تصمیمی ایجاد می کند؟ - آیا می توان به روز رسانی را به صورت کتبی به اشتراک گذاشت؟ - آیا هر شرکت کننده نیاز به حضور دارد؟ - آیا برای هر عمل مالک مشخصی وجود دارد؟ یک جلسه هفتگی پروژه ممکن است با پنج نفر و یک دستور کار کوتاه به خوبی کار کند. وقتی دوازده نفر بدون دلیل روشن شرکت می کنند ممکن است بیهوده شود. من از به روز رسانی های مکتوب برای پیشرفت معمول استفاده می کنم. من جلسات زنده را برای تصمیم گیری ها، خطرات و مسائلی که نیاز به بحث دارند برگزار می کنم. ### 6. از کار متمرکز محافظت کنید بسیاری از مردم برای انجام کارهایی که نیاز به تفکر دارند به زمان آرامی نیاز دارند. پیام ها و هشدارهای مکرر می توانند این تمرکز را از بین ببرند. یک تیم می‌تواند عادت‌های ساده را آزمایش کند: - دو بلوک را برای بررسی پیام تنظیم کنید - کار متمرکز را روی تقویم مشترک علامت‌گذاری کنید - کارهای مشابه را با هم گروه‌بندی کنید - درخواست‌های فوری را در یک کانال مورد توافق نگه دارید - از ارسال پیام‌های با اولویت پایین در طول کار پروژه خودداری کنید این عادت‌ها به کارکنان جدید یا نرم‌افزار پیچیده نیاز ندارند. آنها به انتظارات مشترک نیاز دارند. ### 7. ردیابی خروجی مفید خروجی نباید به معنای فعالیت بیشتر باشد. ارسال ایمیل های بیشتر یا شرکت در جلسات بیشتر همیشه نتایج کسب و کار بهتری ایجاد نمی کند. من اقداماتی را که متناسب با کار است دنبال می‌کنم: - درخواست‌های مشتری تکمیل‌شده - محتوای تأیید شده - موارد پشتیبانی حل‌شده - مکالمات فروش واجد شرایط - محصولات به‌درستی اضافه شده‌اند - پروژه‌های تحویل‌شده در تاریخ توافق شده نتایج را با معیارهای کیفیت مقایسه می‌کنم. اگر خروجی افزایش یابد در حالی که خطاها و شکایات مشتری نیز افزایش یابد، فرآیند نیاز به بررسی دارد. یک تیم نرم افزاری ممکن است وظایف تکمیل شده را افزایش دهد اما نقص های بیشتری ایجاد کند. یک تیم پشتیبانی ممکن است به بلیط های بیشتری پاسخ دهد اما مشتریان را با مشکلات حل نشده رها کند. یک بهبود سالم باید هم سرعت و هم کیفیت را در نظر بگیرد. ### یک مثال عملی یک تیم خدماتی پنج نفره می‌خواست بدون اضافه کردن کارمند دیگری به درخواست‌های مشتری بیشتری رسیدگی کند. بررسی آن نشان داد که کارکنان بخش زیادی از هفته را صرف جستجوی اطلاعات حساب، نوشتن پاسخ‌های مکرر و منتظر تایید در موارد معمول می‌کنند. این تیم الگوهای پاسخ ایجاد کرد، داده‌های کلیدی حساب را در یک نمای مشترک قرار داد و قوانین تأیید را برای درخواست‌های رایج تنظیم کرد. همچنین یک جلسه طولانی را با یک به‌روزرسانی نوشتاری کوتاه و یک بحث متمرکز جایگزین کرد. پس از هشت هفته، تیم حدود 30 درصد درخواست های بیشتری را رسیدگی کرد و در عین حال بررسی های کیفیت خود را در سطح مشابهی حفظ کرد. نتیجه کار ناشی از ساعات کاری بیشتر نبود. از حذف مراحل مکرر و کاهش انتظار ناشی شد. بهبود 40 درصدی ممکن است برای برخی تیم‌ها امکان‌پذیر باشد، اما باید از طریق تغییرات کوچک فرآیند آزمایش شود تا اینکه به عنوان یک نتیجه تضمین شده ارائه شود. با یک گردش کار شروع کنید، خط پایه را اندازه گیری کنید، یک تغییر ایجاد کنید و نتیجه را بررسی کنید. هنگامی که فرآیند کار می کند، همان روش را برای بخش دیگری از کسب و کار اعمال کنید. قوی ترین برنامه رشد همیشه یک تیم بزرگتر نیست. گاهی اوقات این یک گردش کار واضح‌تر است که به تیم فعلی اجازه می‌دهد زمان بیشتری را صرف کارهایی کند که نیاز به قضاوت انسانی دارد.

بسیاری از صاحبان کسب و کار ساعت های طولانی کار می کنند اما هنوز احساس می کنند گیر کرده اند. وظایف روز را پر می کنند، درخواست های مشتری از هر کانالی می رسد و برنامه های رشد ناتمام می مانند. من این الگو را در تیم‌های خدماتی کوچک، فروشگاه‌های آنلاین و شرکت‌های محلی دیده‌ام: مشکل اغلب کمبود تلاش نیست. عدم تمرکز است. هوشمندانه کار کردن به معنای انتخاب وظایف بهتر، ایجاد فرآیندهای تکرارپذیر و استفاده از داده ها برای هدایت تصمیمات است. زمانی که کار روزانه از یک هدف تجاری واضح پشتیبانی می کند، مدیریت رشد آسان تر می شود. 1. یک هدف رشد واضح را انتخاب کنید یک کسب و کار می تواند اعداد زیادی را دنبال کند، اما یک تیم نمی تواند به همه آنها توجه یکسانی داشته باشد. من با یک هدف برای یک دوره مشخص شروع می کنم، مانند: - افزایش درخواست های واجد شرایط - کاهش زمان پاسخگویی مشتری - بهبود خریدهای تکراری - افزایش ارزش هر سفارش - انتشار محتوای مفید برای یک موضوع جستجوی خاص یک هدف واضح به من کمک می کند تصمیم بگیرم چه چیزی سزاوار توجه است و چه چیزی می تواند منتظر بماند. اگر هدف افزایش درخواست های واجد شرایط است، طراحی مجدد یک سند داخلی نامرتبط ممکن است بهترین استفاده از زمان تیم نباشد. هدف باید قابل اندازه گیری و مرتبط با نیازهای مشتری باشد. "دریافت ترافیک بیشتر" گسترده است. "دریافت 30 درخواست واجد شرایط از جستجوهای مربوط به خدمات در هر ماه" به تیم جهت روشن تری می دهد. 2. کار مهم را از کار پرمشغله جدا کنید کار پرمشغله اغلب سازنده به نظر می رسد زیرا افراد را مشغول نگه می دارد. ممکن است شامل گزارش‌های دستی مکرر، جلسات طولانی، تأییدیه‌های نامشخص یا محتوای ایجاد شده بدون مخاطب مشخص باشد. من وظایف هفتگی را با سه سوال مرور می کنم: - آیا این کار به مشتریان کمک می کند؟ - آیا از هدف رشد فعلی حمایت می کند؟ - آیا یک ابزار، الگو یا فرآیند می تواند بخشی از آن را مدیریت کند؟ وظایفی که مشتریان یا اهداف تجاری را پشتیبانی نمی کنند نیاز به بررسی دقیق تری دارند. برخی را می توان حذف کرد. برخی را می توان به فرد بهتری اختصاص داد. برخی به یک چک لیست ساده نیاز دارند. این بررسی می‌تواند بدون اینکه از تیم بخواهد ساعت‌های طولانی‌تری کار کند، وقت آزاد کند. 3. یک سیستم کار ساده بسازید یک سیستم عملی به ابزار زیادی نیاز ندارد. نیاز به مالکیت روشن دارد. برای هر کار، من تعریف می کنم: - فرد مسئول - نتیجه مورد انتظار - تاریخ مقرر - اقدام بعدی - نقطه بررسی یک تیم محتوا، به عنوان مثال، ممکن است از این جریان استفاده کند: 1. سوالات مشتری را جمع آوری کنید 2. سوالات مشابه را بر اساس موضوع گروه بندی کنید 3. تقاضای جستجو و صفحات رقابتی را بررسی کنید. 4. ایجاد یک طرح کلی مفید 5. برای خواننده واضح بنویسید. صفحه زمانی که مشتری نیاز دارد تغییر می کند این ساختار بحث های مکرر را کاهش می دهد. همچنین نشان می دهد که در کجا کار کند می شود. سیستم تولید تویوتا در اینجا یک درس مفید ارائه می دهد. تیم ها از مراحل کاری قابل مشاهده، استانداردهای واضح و بررسی هایی استفاده می کنند که به شناسایی زودهنگام مشکلات کمک می کند. یک کسب و کار کوچک نیازی به کپی کردن سیستم کامل ندارد. این می تواند از یک صفحه کار ساده و یک چک لیست کوتاه استفاده کند تا تاخیرها را راحت تر مشاهده کند. 4. از اتوماسیون با احتیاط استفاده کنید اتوماسیون می تواند کارهای مکرر را کاهش دهد، اما نباید بازبینی انسانی را حذف کند. زمینه های مفید عبارتند از: - ارسال یادآوری های قرار ملاقات - مرتب سازی سوالات مشتری - ایجاد پیش نویس گزارش ها - جابجایی وظایف بین مراحل گردش کار - بررسی لینک های شکسته - پیگیری ارسال های فرم - تهیه خلاصه محتوا از سوالات رایج من یک شخص را مسئول تصمیماتی می دانم که بر مشتریان، اعتماد به برند، قیمت گذاری و ادعاها تاثیر می گذارد. یک ابزار می تواند یک پیش نویس آماده کند. یکی از اعضای تیم باید بررسی کند که آیا پیش نویس دقیق و مفید است یا خیر. برای مثال، اگر پایگاه داده قدیمی باشد، ممکن است یک ایمیل خودکار جزئیات محصول اشتباهی را ارسال کند. یک بررسی انسانی کوتاه می‌تواند از سردرگمی و درخواست‌های پشتیبانی اضافی جلوگیری کند. 5. جلسات کوتاه تر و واضح تر جلسات اغلب زمانی رشد می کنند که هیچ کس نمی داند چه تصمیمی لازم است. قبل از جلسه، از هر یک از شرکت کنندگان می خواهم که آماده شوند: - موضوع فعلی - داده های مربوطه - تصمیم مورد نیاز - شخصی که اقدام بعدی را انجام می دهد یک جلسه 20 دقیقه ای با یک تصمیم روشن می تواند مفیدتر از یک ساعت بحث آزاد باشد. افرادی که فقط به آپدیت نهایی نیاز دارند می توانند یک یادداشت کتبی کوتاه دریافت کنند. این رویکرد به تیم زمان بدون وقفه بیشتری برای کار مشتری، بهبود محصول و تولید محتوا می دهد. 6. ایجاد محتوا پیرامون مشکلات واقعی مشتری، ترافیک جستجو به تنهایی باعث رشد نمی شود. یک صفحه باید به سوال پشت جستجو پاسخ دهد. من ایده‌هایی را از موارد زیر جمع‌آوری می‌کنم: - پیام‌های پشتیبانی مشتری - تماس‌های فروش - بررسی‌های محصول - پیشنهادات جستجو - جستجوهای داخلی سایت - سوالات پرسیده شده توسط مشتریان جدید یک صفحه مفید معمولاً حاوی پاسخ مستقیم، مراحل واضح، مثال‌های مرتبط و محدودیت‌های صادقانه است. نباید یک کلمه کلیدی را در هر پاراگراف تکرار کند. برای خدمات حسابداری، یک مقاله مفید ممکن است نحوه تهیه سوابق ماهانه، اسنادی که اغلب مورد نیاز است و زمانی که کمک حرفه ای ممکن است مفید باشد را توضیح دهد. یک صفحه مبهم پر از وعده های گسترده ممکن است بازدیدکنندگان را جذب کند اما در ایجاد اعتماد شکست بخورد. هنگامی که محتوا نیاز خواننده را برآورده می کند، از ساختار واضح استفاده می کند، به خوبی بارگیری می شود و به طور طبیعی به صفحات مرتبط متصل می شود، دیده شدن جستجوی Google می تواند بهبود یابد. من قبل از قرار دادن کلمه کلیدی روی مفید بودن تمرکز می کنم. 7. ردیابی مجموعه کوچکی از اعداد مفید گزارش های بسیار زیاد می تواند اطلاعات مهم را پنهان کند. من معمولاً نظارت می کنم: - سوالات واجد شرایط - نرخ تبدیل - زمان پاسخ مشتری - نرخ خرید تکراری - هزینه به ازای هر مشتری به دست آمده - درآمد از صفحات کلیدی - کار بر اساس برنامه انجام شده است اعداد مناسب به کسب و کار بستگی دارد. یک شرکت تعمیر محلی ممکن است به تماس ها و بازدیدهای رزرو شده اهمیت دهد. یک فروشگاه آنلاین ممکن است روی تعامل صفحه محصول، سفارشات تکمیل شده و خریدهای تکراری تمرکز کند. من به جای اینکه به یک روز غیرعادی واکنش نشان دهم، نتایج را در طول زمان مقایسه می کنم. صفحه ای که بازدیدهای کمتری دارد، اگر پرس و جوهای بهتری را به همراه داشته باشد، ممکن است همچنان ارزشمند باشد. اگر مشتریان قبل از خرید اطلاعات نامشخصی دریافت کنند، یک کانال فروش شلوغ ممکن است کار پشتیبانی اضافی ایجاد کند. 8. محافظت از زمان برای کارهای با ارزش من بلوک های زمانی را برای کارهایی که نیاز به تمرکز دارند رزرو می کنم. در این دوره‌ها، اعلان‌ها خاموش می‌مانند و درخواست‌های معمول به یک صف مشترک منتقل می‌شوند. این می تواند شامل موارد زیر باشد: - نوشتن محتوای آموزشی مشتری - بهبود محصول یا خدمات - بررسی بازخورد مشتری - آموزش اعضای تیم - برنامه ریزی کمپین بعدی - رفع فرآیندی که باعث خطاهای مکرر می شود رشد به ندرت از یک اقدام بزرگ ناشی می شود. اغلب از بسیاری از پیشرفت‌های کوچک ناشی می‌شود که تلاش‌های بیهوده را حذف می‌کند و تجربه مشتری را آسان‌تر می‌کند. 9. هر هفته سیستم را مرور کنید یک بررسی هفتگی کوتاه به من کمک می کند بپرسم: - چه چیزی نتایج مفیدی ایجاد کرد؟ - کجا کار کند شد؟ - کدام کار بدون نیاز تکرار شد؟ - مشتریان بیش از یک بار چه چیزی پرسیدند؟ - چه چیزی باید متوقف شود، تغییر داده شود یا مستند شود؟ پاسخ را به زبان ساده ثبت می کنم. یک تیم برای بهبود نیازی به گزارش طولانی ندارد. نیاز به مشاهدات صادقانه و گام بعدی روشن دارد. هوشمندانه کار کردن به معنای عجله در انجام کارهای بیشتر نیست. این در مورد توجه کافی به کار مناسب، کاهش تلاش قابل اجتناب و ایجاد فرآیندهایی است که از مشتریان پشتیبانی می کند. هنگامی که اقدامات روزانه به یک هدف قابل اندازه گیری متصل می شود، تیم می تواند انتخاب های بهتری داشته باشد. زمانی که این انتخاب ها به طور منظم بررسی شوند، مدیریت رشد آسان تر می شود و کمتر به تلاش لحظه آخری وابسته می شود.

بسیاری از تیم ها برای تولید کار بهتر به افراد بیشتری نیاز ندارند. آن‌ها به کارهای تکراری کمتر، مالکیت واضح‌تر و راه ساده‌تری برای ردیابی موارد مهم نیاز دارند. وقتی کار در چت ها، صفحات گسترده، موضوعات ایمیل و ابزارهای جداگانه پخش می شود، حتی یک تیم توانا می تواند قبل از شروع کار واقعی زمان خود را از دست بدهد. من این الگو را در فروش، پشتیبانی مشتری، بازاریابی و عملیات دیده ام. مردم مشغول می مانند، اما وظایف کلیدی به کندی پیش می روند. سوالات تکرار می شود. تأییدیه ها در پیام های خصوصی منتظر می مانند. تهیه گزارش ها ساعت ها طول می کشد. تیم خسته می شود در حالی که نتایج ثابت می ماند. زمانی که دنبال کردن کار آسان‌تر باشد، نتایج بیشتری می‌تواند از همان تیم حاصل شود. یک نقطه شروع مفید، ترسیم گردش کار روزانه است. بنویسید که از لحظه رسیدن درخواست تا تکمیل آن چه اتفاقی می افتد. مراحلی را که باعث تاخیر می شوند علامت بزنید: - ورود مکرر داده - مالکیت کار نامشخص - زنجیره تایید طولانی - گزارش های دستی - اطلاعات مشتری از دست رفته - کاری که اغلب اصلاح یا تکرار می شود این بررسی ساده می تواند نشان دهد که زمان به کجا می رود. یک تیم ممکن است بر این باور باشد که مشکل پرسنلی دارد، زمانی که مشکل واقعی فرآیندی است که از سه نفر می‌خواهد جزئیات یکسان را بررسی کنند. مالکیت واضح نیز سرعت کار را تغییر می دهد. هر کار باید یک نفر مسئول پیشبرد آن باشد. سایر اعضای تیم می توانند کار را بررسی، حمایت یا تایید کنند، اما مسئولیت نباید با یک گروه باشد. وقتی همه صاحب یک وظیفه هستند، هیچ کس نمی داند چه کسی باید اقدام بعدی را انجام دهد. من برچسب‌های ساده کار را ترجیح می‌دهم مانند: - برای بازبینی - در حال انجام - در انتظار اطلاعات - آماده برای تایید - تکمیل برچسب‌ها نیازی به پیچیده بودن ندارند. آنها باید برای همه معنی یکسانی داشته باشند. یک فرآیند مشترک به تیم کمک می کند تا بدون منتظر ماندن برای پاسخ دادن به هر سؤال کوچکی از سوی مدیر، تصمیم بگیرد. دستورالعمل های کوتاهی برای موقعیت های رایج ایجاد کنید. توضیح دهید که چه اطلاعاتی مورد نیاز است، چه کسی می تواند کار را تأیید کند، و چه اتفاقی باید بیفتد هنگامی که یک درخواست خارج از روند عادی قرار می گیرد. این به افراد فضایی برای عمل می دهد و در عین حال کار را ثابت نگه می دارد. اتوماسیون می تواند در مراحل روتین کمک کند، اما به جای کنترل، باید از تیم حمایت کند. یک فرم می تواند هر بار همان جزئیات مشتری را جمع آوری کند. یک سیستم می تواند زمانی که یک کار برای مدت طولانی منتظر مانده است، یادآوری ارسال کند. یک گزارش می تواند به جای اینکه از کسی بخواهد هر هفته ارقام را در صفحه گسترده کپی کند، داده ها را از یک مکان بیرون بکشد. این تغییرات ممکن است کوچک به نظر برسند. آنها می توانند ساعت ها را در طول یک ماه به تیم برگردانند. یک مثال آشنا از سیستم تولید تویوتا می آید. کارگران می توانند به جای اینکه اجازه دهند مشکل از خط عبور کند، با مشاهده یک مشکل کیفیت، سیگنالی را بلند کنند. مقدار فقط خود سیگنال نیست. این فرآیند به افراد راه روشنی برای عمل می‌دهد، مشکل را قابل مشاهده می‌کند و به تیم کمک می‌کند تا به جای تکرار همان اشتباه، علت را برطرف کند. همین ایده در یک دفتر کار می کند. یک تیم پشتیبانی می تواند یک مشکل مشترک مشتری را علامت گذاری کند. یک تیم فروش می تواند دلیل توقف معاملات را ثبت کند. یک تیم بازاریابی می‌تواند محل کاهش سرعت تأیید محتوا را مشخص کند. هنگامی که این الگوها قابل مشاهده هستند، تیم می‌تواند به جای تکیه بر حدس‌ها، فرآیند را با شواهد بهبود بخشد. جلسات به همین مراقبت نیاز دارند. یک جلسه باید دلیل روشنی برای وجود داشته باشد. اگر هدف به اشتراک گذاری اطلاعات است، ممکن است به روز رسانی کتبی بهتر کار کند. اگر هدف تصمیم گیری است، جزئیات مورد نیاز را قبل از جلسه ارسال کنید و پس از آن تصمیم را ثبت کنید. به نظر من مرورهای هفتگی کوتاه زمانی مفید هستند که روی سه سوال تمرکز کنند: - چه چیزی به پیشرفت کار کمک کرد؟ - کار کجا منتظر ماند؟ - قبل از بررسی بعدی چه چیزی را می توانیم تغییر دهیم؟ هدف قضاوت افراد نیست. این برای حذف اصطکاک از جریان کار است. به عنوان مثال، یک تیم پنج نفره پشتیبانی مشتری ممکن است متوجه شود که بسیاری از بلیط ها با تاخیر مواجه می شوند زیرا سوالات محصول از طریق پیام های خصوصی برای افراد مختلف ارسال می شود. این تیم می‌تواند یک صف سؤال مشترک ایجاد کند، برای هر سؤال یک مالک تعیین کند و برای مسائلی که اغلب ظاهر می‌شوند پاسخ بسازد. تیم رشد نکرده است. مسیر پاسخ آن آسان تر شده است. اقدامات باید نزدیک به کار باشد. چند شماره مفید مانند زمان پاسخ، درخواست های تکمیل شده، دوباره کاری، پیگیری مشتری یا زمان انتظار تایید را ردیابی کنید. از جمع آوری داده هایی که هیچ کس استفاده نمی کند خودداری کنید. یک گزارش طولانی همیشه بینش بهتری ارائه نمی دهد. یک معیار خوب به تیم کمک می کند تا سؤال بهتری بپرسد. اگر زمان پاسخگویی بهبود یابد اما پیگیری مشتری افزایش یابد، تیم ممکن است بدون حل کامل مشکل به سرعت پاسخ دهد. اگر خروجی افزایش یابد در حالی که اصلاحات افزایش می یابد، ممکن است فرآیند به قیمت کیفیت باعث افزایش سرعت شود. مردم همچنین به فضایی برای به اشتراک گذاشتن آنچه می بینند نیاز دارند. کارمندانی که کارهای روزانه را انجام می دهند اغلب می دانند که تاخیرها از کجا شروع می شود. از آنها بپرسید که چه چیزی را حذف، ساده یا واضح تر توضیح می دهند. قبل از انتخاب ابزار جدید به پاسخ گوش دهید. نرم افزارهای بیشتر نمی توانند فرآیندی را که هیچ کس نمی فهمد تعمیر کند. وقتی به عملکرد تیم نگاه می‌کنم، با این سوال شروع نمی‌کنم که «چگونه می‌توانیم کاری کنیم که مردم سریع‌تر کار کنند؟» من می پرسم: "چه چیزی باعث می شود کار خوب سخت تر از آنچه باید باشد؟" این سوال منجر به تغییرات بهتری می‌شود: - یک مالک واضح برای هر کار - مراحل تایید کمتر - اطلاعات مشترک - الگوهای تکراری - برچسب‌های وضعیت ساده - بررسی‌های کوتاه بر اساس شواهد - ابزارهایی که کار معمول را کاهش می‌دهند تیم ثابت می‌ماند. نحوه حرکت کار در تیم بهبود می یابد. نتایج بیشتر همیشه به یک تیم بزرگتر نیاز ندارد. آنها اغلب با یک فرآیند واضح تر، دید بهتر و اعتماد کافی برای حل مشکلات کوچک قبل از تبدیل شدن به مشکلات بزرگ شروع می شوند.

وقتی یک تیم در تمام روز احساس می کند مشغول است اما کارهای کلیدی به کندی پیش می رود، ممکن است مشکل از تلاش نباشد. ممکن است روشی باشد که کار برنامه ریزی، به اشتراک گذاشته شده و بررسی می شود. من دیده‌ام که تیم‌ها ساعت‌ها در جلسات صرف می‌کنند، به پیام‌ها در چندین برنامه پاسخ می‌دهند و بدون ترتیب مشخصی بین کارها جابه‌جا می‌شوند. هر فردی ممکن است سخت کار کند، اما گروه هنوز ضرب الاجل ها را از دست می دهد. این الگو اغلب استرس ایجاد می کند زیرا هیچ کس نمی تواند ببیند کدام کار مهم تر است یا چه کسی مسئول مرحله بعدی است. یک تیم سازنده تر نیازی به فشار مداوم ندارد. به یک سیستم کاری ساده نیاز دارد که به تمرکز افراد کمک کند. ## با یک نمای مشترک از کاری که شروع می کنم با قرار دادن وظایف تیمی در یک مکان قابل مشاهده شروع کنید. این می تواند یک تابلوی پروژه، یک سند مشترک یا یک ابزار مدیریت کار باشد. ابزار کمتر از عادت اهمیت دارد. هر کار باید نشان دهد: - فرد مسئول - نتیجه مورد انتظار - تاریخ مقرر - وضعیت فعلی - هر مورد مسدود شده - اقدام بعدی کاری مانند "آماده کردن کمپین" بسیار گسترده است. یک نسخه واضح تر می تواند «پیش نویس سه مفهوم تبلیغاتی برای صفحه خدمات بهار» باشد. وظیفه دوم به تیم نتیجه قابل مشاهده می دهد و بررسی پیشرفت را آسان تر می کند. وقتی کارها در یادداشت‌های خصوصی، رشته‌های ایمیل و پیام‌های چت باقی می‌مانند، افراد وقت خود را صرف جستجوی اطلاعات می‌کنند. یک نمای مشترک این کار اضافی را کاهش می دهد. ## تعداد کمی از اولویت های روزانه را تنظیم کنید یک لیست طولانی وظایف می تواند بدون کمک به تیم در انتخاب، احساس پیشرفت را ایجاد کند. ترجیح می‌دهم به هر فرد یک تا سه اولویت مهم برای روز بدهم. تیم می تواند بپرسد: 1. کدام وظیفه از هدف پروژه فعلی پشتیبانی می کند؟ 2. کدام کار باعث مسدود شدن شخص دیگری می شود؟ 3. کدام کار تا پایان روز نتیجه مشخصی دارد؟ این رویکرد به معنای ناپدید شدن کار دیگر نیست. هنگامی که چندین درخواست به طور همزمان می رسد، به افراد سفارش مفیدی می دهد. به عنوان مثال، یک تیم محتوا ممکن است ده وظیفه باز داشته باشد. اگر صفحه محصول برای بازبینی برنامه ریزی شده باشد، پیش نویس صفحه، انتخاب تصویر و بررسی واقعیت ممکن است قبل از پست های اجتماعی با اولویت کمتر مورد توجه قرار گیرد. سفارش پروژه را از تلاش پراکنده محافظت می کند. ## زمان جلسه را با تصمیم گیری های روشن کاهش دهید جلسات زمانی خسته کننده می شوند که افراد بدون اطلاع از هدف شرکت کنند. من از دستور کار کوتاهی استفاده می کنم که تصمیم مورد نیاز، افراد مورد نیاز و اطلاعاتی که باید قبل از تماس بررسی شود را بیان می کند. یک یادداشت مفید جلسه می تواند شامل موارد زیر باشد: - موضوع - تصمیم مورد نیاز - مالک - مهلت - سوالاتی که نیاز به بحث دارند اگر موضوعی نیاز به بحث نداشته باشد، اغلب می توان از طریق یک به روز رسانی کتبی کوتاه به آن پرداخت. این به اعضای تیم زمان بیشتری برای کار متمرکز می دهد. یک جلسه هفتگی پروژه ممکن است 30 دقیقه طول بکشد. هر فرد پیشرفت، بلوک فعلی و اقدام بعدی را به اشتراک می گذارد. گفتگو به جای تبدیل شدن به یک گزارش طولانی در مورد هر فعالیت، به کار نزدیک می شود. ## زمان آرامی برای کار متمرکز ایجاد کنید اعلان‌های مکرر باعث می‌شود کارهای ساده بیشتر طول بکشد. من متوجه شده ام که تیم ها زمانی بهتر کار می کنند که در مورد دوره های آرام در طول روز توافق کنند. در طول این مدت، اعضای تیم می توانند پیام های غیر فوری را متوقف کنند و روی کارهایی که نیاز به توجه دارند، مانند نوشتن، طراحی، تجزیه و تحلیل یا برنامه ریزی تمرکز کنند. تیم می‌تواند یک کانال را برای مسائل فوری باز نگه دارد، با تعریف روشنی از معنای «فوری». یک دوره آرام نیازی به طول روز ندارد. حتی یک بلوک دو ساعته می‌تواند به کسی کمک کند تا کاری را که در غیر این صورت توسط بسیاری از درخواست‌های کوچک قطع می‌شود، به پایان برساند. ## مالکیت را قابل مشاهده کنید بهره وری زمانی کاهش می یابد که یک کار چندین کمک کننده داشته باشد اما مالک مشخصی نداشته باشد. مردم ممکن است تصور کنند شخص دیگری تصمیم می گیرد یا نتیجه را بررسی می کند. من برای هر کار یک مالک تعیین می کنم. افراد دیگر می توانند کار را بررسی کنند، اطلاعات ارائه دهند یا تأیید کنند، اما یک نفر مسئول پیشبرد آن است. یک یادداشت مسئولیت ساده می تواند از سردرگمی جلوگیری کند: - مالک: پیش نویس را ایجاد و به روز می کند - بازبینی کننده: حقایق و لحن را بررسی می کند - تأیید کننده: تصمیم نهایی پروژه را می دهد این ساختار همچنین پشتیبانی را آسان تر می کند. اگر یک کار مسدود شود، تیم می‌داند چه کسی می‌تواند توضیح دهد که چه چیزی لازم است. ## سیستم را مرور کنید، نه فقط افراد وقتی کار کند می‌شود، از این که بپرسم «چه کسی اشتباه کرد؟» اجتناب می‌کنم. قبل از بررسی فرآیند تیم می‌تواند این موارد را بررسی کند: - کارهایی که برای مدت طولانی باز مانده‌اند - سوالات مکرر - جلساتی که هیچ تصمیمی ایجاد نمی‌کنند - مراحل تاییدی که باعث تاخیر می‌شوند - ابزارهایی که اطلاعات را در مکان‌های زیادی تقسیم می‌کنند تیم نرم‌افزار کوچکی که با آن کار کردم متوجه شدند که توسعه‌دهندگان منتظر جزئیات محصول هستند که در پیام‌های چت پنهان شده است. تیم این جزئیات را به هیئت مدیره پروژه منتقل کرد و یک چک لیست تأیید کوتاه اضافه کرد. تغییر به ساعات بیشتری نیاز نداشت. سوالات مکرر را کاهش داد و انتقال را آسان تر کرد. ## استفاده از سیستم را آسان نگه دارید سیستم بهره وری تنها زمانی کمک می کند که مردم بتوانند بدون فشار اضافی آن را دنبال کنند. برچسب‌ها، قوانین و گزارش‌های بیش از حد ممکن است شکل دیگری از مشغله کاری ایجاد کند. من پیشنهاد می کنم با یک صفحه کار، یک ریتم جلسه و یک لیست کوتاه اولویت روزانه شروع کنید. پس از اینکه تیم برای چند هفته از سیستم استفاده کرد، اعضا می توانند آنچه را که مناسب نیست تنظیم کنند. بهره وری بهتر به معنای پر کردن هر دقیقه نیست. این در مورد کمک به مردم است تا بفهمند چه چیزی مهم است، چه چیزی در اختیار آنهاست و چه چیزی در مرحله بعد نیاز به توجه دارد. وقتی تیم این دیدگاه را به اشتراک بگذارد، هماهنگی کار آسان‌تر می‌شود، پیشرفت آسان‌تر می‌شود و تلاش متمرکز فضای بیشتری برای رشد دارد.

بسیاری از تیم ها به نقطه ای می رسند که تقاضا سریعتر از توان کارکنان آنها افزایش می یابد. سفارش‌های بیشتر می‌رسند، درخواست‌های پشتیبانی بیشتری ظاهر می‌شوند و تقویم محتوا همچنان در حال گسترش است. استخدام می تواند کمک کند، اما هزینه های حقوق، زمان آموزش و کار مدیریتی را نیز به همراه دارد. من ترجیح می‌دهم از زاویه دیگری به مشکل نگاه کنم: قبل از اضافه کردن افراد، نحوه حرکت کار در تیم را بهبود بخشید. یک تیم کوچک اغلب زمانی که وظایف تکراری را حذف می‌کند، اولویت‌های واضحی را تعیین می‌کند و به هر فرد فرآیندی قابل اعتماد می‌دهد، می‌تواند بیشتر تولید کند. 1. کار تکراری را پیدا کنید من با مرور یک هفته عادی کار شروع می کنم. من به دنبال کارهایی مانند: - کپی کردن اطلاعات بین ابزارها - پاسخگویی به سوالات یکسان مشتری - ایجاد گزارش های مشابه - قالب بندی صفحات محصول - بررسی جزئیات سفارش - ارسال ایمیل های متداول بعدی - بازسازی محتوای یکسان از ابتدا این کارها ممکن است کوچک به نظر برسند. آنها با هم می توانند ساعت های زیادی طول بکشند. به عنوان مثال، یک فروشگاه آنلاین سه نفره ممکن است بخشی از هر روز را صرف پاسخ دادن به سؤالات مربوط به زمان تحویل، گزینه های پرداخت و مراحل بازگشت کند. یک صفحه راهنما واضح، الگوهای پاسخ ذخیره شده، و یک فرم پشتیبانی ساده می‌تواند نوشتن مکرر را بدون حذف جنبه انسانی مراقبت از مشتری کاهش دهد. هدف این نیست که هر کاری به صورت خودکار انجام شود. هدف محافظت از زمان کارکنان برای کارهایی است که نیاز به قضاوت دارند. 2. الگوهایی را بر اساس نیازهای رایج بسازید ** الگوها به یک تیم نقطه شروع می دهند. آنها همچنین خطر از دست دادن جزئیات کلیدی را کاهش می دهند. یک الگوی مفید می‌تواند موارد زیر را پوشش دهد: - ایمیل‌های مشتری - توضیحات محصول - طرح‌های مقاله وبلاگ - گزارش‌های فروش - خلاصه پروژه - پست‌های رسانه‌های اجتماعی - یادداشت‌های تحویل داخلی من از سخت‌گیری قالب‌ها اجتناب می‌کنم. یک الگوی خوب باید نویسنده را راهنمایی کند و در عین حال فضایی را برای وضعیت مشتری باقی بگذارد. برای یک صفحه محصول، یک ساختار ساده ممکن است شامل موارد زیر باشد: 1. کاری که محصول انجام می دهد 2. چه کسی ممکن است آن را مفید بداند 3. ویژگی های اصلی 4. مواد یا جزئیات فنی 5. دستورالعمل های راه اندازی یا مراقبت 6. اطلاعات تحویل و بازگشت این ساختار به یک تیم کمک می کند تا صفحات را با سرعتی ثابت ایجاد کند. همچنین تجربه سازگارتری را برای بازدیدکنندگان ایجاد می کند. **3. از ابزارها برای حرکت استفاده کنید، نه برای قضاوت ** اتوماسیون زمانی خوب عمل می کند که کار از یک قانون واضح پیروی کند. یک سیستم می‌تواند: - فرم ارسالی را به فهرست کارها منتقل کند - یک ایمیل تأیید ارسال کند - یک پیش‌نویس گزارش ایجاد کند - به یک عضو تیم درباره یک کار معلق یادآوری کند - درخواست‌های مشتری را بر اساس موضوع مرتب کند - صفحه‌گسترده را پس از ثبت پرداخت به‌روزرسانی کند. وقتی کار شامل لحن، اعتماد مشتری، قیمت، بازپرداخت یا اطلاعات حساس باشد، بازبینی انسانی همچنان اهمیت دارد. دریافته ام که ایمن ترین فرآیند از اتوماسیون برای آماده سازی و افراد برای تصمیم گیری استفاده می کند. این کار روتین را بدون اجازه دادن به سیستم برای انتخابی که نیاز به زمینه دارد، حفظ می کند. **4. یک گردش کار واضح ایجاد کنید کار اغلب کند می شود زیرا هیچ کس نمی داند بعداً چه اتفاقی می افتد. یک گردش کار ساده ممکن است به این صورت باشد: - درخواست دریافت شد - جزئیات بررسی شد - وظیفه تعیین شد - پیش نویس آماده شد - بررسی کامل شد - به مشتری یا مشتری اطلاع داده شد - نتیجه ثبت شد هر مرحله به یک مالک نیاز دارد. مسئولیت مشترک می تواند مفید به نظر برسد، اما اغلب باعث ایجاد تاخیر می شود. وقتی همه صاحب کاری هستند، هیچ کس مسئولیتی برای پیشبرد آن کار احساس نمی کند. من همچنین تعریف واضحی از "آماده" ارائه کردم. یک درخواست محتوا ممکن است قبل از شروع نویسنده به مخاطب هدف، پیام کلیدی، لینک منبع، جزئیات محصول و قالب درخواستی نیاز داشته باشد. این کار از تکرار سوالات و تغییرات دیرهنگام جلوگیری می کند. 5. استفاده مجدد از کارهای مفید بسیاری از کسب و کارها یک بار مقاله، ایمیل یا راهنما ایجاد می کنند و آن را بدون استفاده رها می کنند. یک محتوای قوی می‌تواند چندین کانال را پشتیبانی کند: - یک مقاله وبلاگ می‌تواند به یک ایمیل کوتاه تبدیل شود - یک سوال مشتری می‌تواند به یک صفحه راهنما تبدیل شود - یک راهنمای محصول می‌تواند به یک سند فروش تبدیل شود - یک جلسه ضبط‌شده می‌تواند به یک چک لیست مکتوب تبدیل شود - یک مثال موردی می‌تواند از صفحه فرود پشتیبانی کند و یک خبرنامه استفاده مجدد به معنای کپی کردن یک متن در همه جا نیست. من طول، لحن و هدف را برای هر کانال تغییر می‌دهم. یک راهنمای دقیق ممکن است به کسی در مقایسه گزینه ها کمک کند. یک ایمیل کوتاه ممکن است خوانندگان را به یک بخش راهنمایی کند. یک پاسخ پشتیبانی ممکن است فقط از دو جمله استفاده کند. 6. ردیابی ظرفیت با اعداد ساده یک تیم به راهی نیاز دارد تا ببیند آیا فرآیند جدید به شما کمک می کند یا خیر. اقدامات مفید عبارتند از: - میانگین زمان صرف شده برای یک کار - تعداد کارهای انجام شده در هر هفته - تعداد بازبینی ها - زمان پاسخگویی پشتیبانی - میزان خطا - پروژه های با تاخیر - کارهایی که هنوز به یک نفر بستگی دارد این اعداد نیازی به داشبورد پیچیده ندارند. وقتی تیم به‌طور مرتب آن را به‌روزرسانی می‌کند، یک برگه مشترک می‌تواند کافی باشد. فرض کنید یک تیم محتوا هر هفته ده صفحه تولید می کند اما بیشتر وقت خود را صرف رفع جزئیات محصول از دست رفته می کند. مشکل خروجی ممکن است ناشی از کمبود نویسنده نباشد. فرم درخواست ممکن است به فیلدهای بهتری نیاز داشته باشد یا مرحله بررسی ممکن است خیلی دیر اتفاق بیفتد. شماره به من می گوید کجا را نگاه کنم. به خودی خود کل مشکل را توضیح نمی دهد. 7. با رشد خروجی از کیفیت محافظت کنید اگر مشتریان اطلاعات نامشخص یا خدمات متناقض دریافت کنند، کار بیشتر ارزش کمی دارد. من از چک لیست بررسی کوتاه استفاده می کنم: - آیا پیام به راحتی قابل درک است؟ - آیا به سوال واقعی مشتری پاسخ می دهد؟ - آیا قیمت ها، تاریخ ها و جزئیات محصول دقیق هستند؟ - آیا ادعاها با اطلاعات موجود پشتیبانی می شوند؟ - آیا صفحه روی گوشی به خوبی کار می کند؟ - آیا اقدام بعدی مشخص است؟ برای محتوای جستجوگر، همچنین بررسی می‌کنم که آیا صفحه با هدف خواننده مطابقت دارد یا خیر. صفحه ای که نوید مقایسه محصول را می دهد باید مقایسه مفیدی ارائه دهد. افزودن کلمات کلیدی مکرر اطلاعات ضعیف را برطرف نمی کند. محتوای شفاف اعتماد بیشتری نسبت به زبان متورم به دست می آورد. **8. فرآیند را آموزش دهید، نه تنها به شخص ** وقتی یک کارمند از هر مرحله آگاه باشد، کسب و کار دارای سیستم شکننده ای است. تعطیلات، روز بیماری یا استعفا می تواند کل عملیات را کند کند. من وظایف کلیدی را با دستورالعمل‌های کوتاه مستند می‌کنم: - چه چیزی کار را شروع می‌کند - از چه ابزارهایی استفاده می‌شود - چه اطلاعاتی مورد نیاز است - چه بررسی‌های کیفیتی اعمال می‌شود - وقتی مشکلی پیش می‌آید چه اتفاقی می‌افتد - چه کسی استثناها را کنترل می‌کند ضبط صفحه کوتاه می‌تواند زمانی که کار شامل چندین مرحله ابزار باشد کمک کند. دستورالعمل های مکتوب برای قوانین، مثال ها و تصمیم گیری ها بهتر عمل می کنند. این مستندات همچنین به کارکنان جدید کمک می‌کند بدون اینکه از یک نفر بخواهید هر هفته همان آموزش را تکرار کند، مفید واقع شوند. مقیاس بندی خروجی بدون کارمند اضافی به این معنی نیست که افراد را هر روز سریعتر کار کنند. این در مورد حذف تلاش قابل اجتناب، تعیین محدودیت های بهتر، و دادن فرآیندی به تیم است که از تصمیمات خوب پشتیبانی می کند. من با یک کار تکراری شروع می‌کنم، زمان لازم را اندازه‌گیری می‌کنم، یک الگوی ساده ایجاد می‌کنم و بعد از چند هفته نتیجه را مرور می‌کنم. هنگامی که این فرآیند کار می کند، تیم می تواند همان رویکرد را برای کار بعدی اعمال کند. مفیدترین رشد اغلب ناشی از آسان‌تر کردن کارهای موجود برای تکرار، مرور آسان‌تر و آسان‌تر بهبود است. می خواهید بیشتر بدانید؟ به راحتی می توانید با Yu Huichao تماس بگیرید: shtaylor@163.com/WhatsApp +8613917524531.

1. Womack, James P. — 1990 — The Machine That Changed the World 2. Goldratt, Eliyahu M. — 1984 — The Goal 3. Liker, Jeffrey K. — 2004 — The Toyota Way 4. Newport, Cal — 2016 — Deep Work 5. Haw201 Peter, James, 201 F. - 1967 - اجرایی موثر